E-Akte in Thüringen

Das ist interne Digitalisierung für mehr Verwaltungsleistung.

Eine moderne öffentliche Verwaltung leistet einen wichtigen Beitrag für den wirtschaftlichen Erfolg in unserem Freistaat Thüringen. Modern bedeutet für die Verwaltung der Zukunft unweigerlich digital. Dies schließt auch die elektronische Aktenführung ein.

Logo E-Akte

Kennzahlen des Projektes

12.000 Computerarbeitsplätze für 12.000 Mitarbeiter, die geschult werden, in 52 Behörden der Landesverwaltung

in 5 Jahren von  2017 - 2023

Die wichtigsten Protogonisten: alle Mitaberbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Leitungen der Behörden der Thüringer Landesverwaltung

Federführung Thüringer Finanzministerium

 

Projektplan

Im Jahr 2017 wurde die Projektplanung für das Gesamtvorhaben durchgeführt und das Projekt wurde unter der Federführung des Thüringer Finanzministeriums gestartet.

Die umfangreiche Konzeptionierung des thüringenspezifischen einheitlichen E-Akte-System wurde im Jahr 2018 begonnen und wird gegenwärtig, im 3. Quartal 2019 abgeschlossen.

Was ist dabei zu tun? Zur Abbildung des vollständigen Lebenszyklus einer Akte werden neben der Festlegung der Anforderungen an das E-Akte-System auch Konzepte zum digitalen Posteingang inklusive ersetzenden Scannen und Langzeitspeicherung erstellt. Neben den organisatorischen und technischen Anforderungen an das zentrale E-Akte-System müssen hierbei auch die Anforderungen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit berücksichtigt, konzipiert und umgesetzt werden.

Im Jahr 2019 wurden in Thüringen die derzeitig vorhandenen E-Akte Lösungen in das Thüringer Landesrechenzentrum konsolidiert und auf eine einheitliche Produktversion gebracht. Zum anderen wurde mit der Einführung der elektronischen Akte in den obersten Landesbehörden begonnen, die noch immer papierbasiert arbeiten.

Weiterhin wird die Rolloutplanung für 52 Behörden der Landesverwaltung erarbeitet. Der Rollout erfordert umfangreiche Schulungen für die 12 000 Bediensteten des Freistaates.

Nach erfolgreichem Abschluss der Konzeptionsphase wird Ende 2019 mit der Bereitstellung des einheitlichen zentralen E-Akte-Systems begonnen und im Thüringer Finanzministerium als erste Produktivinstallation erprobt.

Ab 2020 wird, beginnend mit den obersten Landesbehörden, in allen Behörden und Einrichtungen des Freistaates der Rollout des Thüringen-VIS erfolgen.

Dieser Rollout wird bis Ende 2022 dauern, so dass alle Behörden und Einrichtungen ab 2023 mit dem zentralen ThüringenVIS die E-Akte als führende Akte zur Verfügung haben werden.

Der Betrieb des zentralen E-Akte-Systems erfolgt auf einer zentralen Serviceplattform im Thüringer Landesrechenzentrum.

Wo steht Thüringen?

In einigen Behörden der Thüringischen Landesverwaltung wurde in der Vergangenheit bereits das E-Akte-System  eingeführt. Dies hat den Arbeitsalltag der Bediensteten dort verbessert. Allerdings wird in diesen Behörden derzeit noch mit unterschiedlichen Ausprägungen und Konfigurationen gearbeitet. Darüber hinaus gibt es Landesbehörden, die Ihre Akten noch vollständig in Papier führen.

Mit der Einführung eines zentralen einheitlichen E-Akte-Systems wird eine abgestimmte Zusammenarbeit zwischen den Thüringer Behörden möglich. Effizientes Arbeiten und die Nutzung aller Vorteile der elektronischen Akte ist nur bei einer umfassenden Verfügbarkeit der elektronischen Akte möglich.

In Thüringen werden ab 2017 etwa 12 000 Computerarbeitsplätze mit der neuen Software für die E-Akte ausgestattet. Bis 2023 soll die Thüringer Verwaltung vollständig mit elektronischen Akten arbeiten und entsprechende Verwaltungsvorgänge elektronisch abbilden können.

 

Viel Organisationstalent auf allen Ebenen ist gefragt.

Deshalb haben wir eines der wichtigsten Vorhaben auf dem Weg zu einer leistungsstarken elektronischen Verwaltung des Freistaates Thüringen begonnen: Alle Behörden führen im Zuge des landesweiten Kernprojektes „E-Akte Thüringen“ gemeinsam die elektronische Akte ein.

Ziel ist es, ein einheitliches behördenübergreifendes und zentral betriebenes E-Akte-System zur Verfügung zu stellen. Die dazu notwendigen übergreifenden und einheitlichen organisatorischen Regelungen werden im Projekt erarbeitet und allen Behörden der Landesverwaltung zur Verfügung gestellt.

Das Projekt E-Akte Thüringen ist also zum Teil ein IT-Projekt, vor allem aber ein umfassendes Organisationsprojekt. Deshalb sind die Organisationsfachleute und die Führungskräfte in den Dienststellen besonders gefragt und tragen eine hohe Verantwortung für den Erfolg.

Ab dem Jahr 2020 soll der Rollout für die gesamte Landesverwaltung starten. Das Thüringer Finanzministerium ist federführend für das landesweite Projekt der elektronischen Aktenführung zuständig.

Weitere aktuelle Vorhaben

IT-Sicherheitszertifizierung, Neues Verwaltungsprotal mit Servicekonto, Online-Antragssystem, E-Rechnung, Datenaustauschplattform, Zuständigkeitsfinder, Formularservice, Hamasys .... Die Liste der aktuellen Projekte, Online-Dienste und digitaler Verwaltungsverfahren wird stetig länger. 

Für Bürgerinnen und Bürger aber auch Unternehmen sind die relevanten Online-Dienste über das Online-Portal der Verwaltung zentral zu erreichen.

Grundlage für die Planungen des Freistaats sind neben den bundesrechtlichen Vorgaben das Thüringer E-Government-Gesetz. Konkrete Ausgestaltungen finden sich in der IT-Stratgie des Freistaats sowie in den Maßnahmeplänen.

Ansprechpartner E-Akte

Ansprechpartner

Thüringer Finanzministerium
Abteilung 5 E-Government und IT

Mike Leuschner, Gesamtprojektleiter E-Akte Thüringen
Telefon: 0361 / 57 361 2540
E-Mail: mike.leuschner@tfm.thueringen.de

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