Das bisher installierte Dokumentenmanagementsystem wird abgelöst. Das neue Programm soll in Zukunft landesweit einheitlich von allen Behörden und Einrichtungen zur elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung genutzt werden. Damit wird den Anforderungen an eine modern und effektiv arbeitende, digitale Verwaltung Rechnung getragen.

Das Finanzministerium, als für die Digitalisierung der Verwaltung zuständiges Ressort, ist die erste Behörde, in der das neu konzipierte System eingeführt wurde. „Schrittweise soll das neue System auch in allen anderen Landesbehörden implementiert werden“, so Finanzstaatssekretär und CIO des Freistaats, Dr. Hartmut Schubert. Die verbesserte Software wird künftig die Vernetzung und den Austausch zwischen einzelnen Landesbehörden deutlich erleichtern.  CIO Dr. Hartmut Schubert ist optimistisch, dass auch das verbesserte Programm schnell von den Beschäftigten angenommen wird : „Ich empfehle allen Nutzerinnen und Nutzern den Umgang mit dem neuen System intensiv zu proben und keine Angst vor einem falschen Klick zu haben. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, die Such- und Navigationsmöglichkeiten wurden optimiert und die rechtlichen Anforderungen zur Barrierefreiheit werden auch erfüllt.“ 

Programmiert hat die neue Anwendung die PDV-GmbH aus Erfurt. „Inzwischen vertrauen sieben Bundesländer auf die E-Government-Leistungen der PDV-GmbH. Mit der neuesten Version unseres „VIS-SmartClients“ erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Thüringer Verwaltung eine sehr komfortable und einfach zu bedienende Anwendung zur digitalen Aktenführung. Da das System in allen Ressorts zum Einsatz kommt, werden insbesondere strukturübergreifende Verwaltungsprozesse künftig weiter an Effizienz gewinnen“, sagt Volker Kadow, Leiter PR des Unternehmens.  

Sieben der neun obersten Landesbehörden führen ihre Akten bereits vollständig digital.  In anderen Behörden kommen solche Systeme zudem in zahlreichen Teilbereichen, wie beispielsweise der Posteingangserfassung, zum Einsatz. „Wer von einer Zettelwirtschaft in der Landesverwaltung redet, der hat eine oberste Landesbehörde lange nicht mehr von innen gesehen. Gemeinsam mit den Beschäftigten befinden wir uns, gemessen an der Gesamtlaufzeit des Projektes auf der Zielgeraden bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Aktenführung“, so Schubert. Ziel ist der flächendeckende Einsatz einer elektronischen Aktenführung in allen Behörden des Freistaats spätestens zum 1. Januar 2023.